D'importantes anomalies ont pu être constatées ces dernières années, au niveau des comptes annuels des associations, dans le suivi de la subvention de fonctionnement versée par l'Etat pour les élèves et étudiants scolarisés dans les établissements du CNEAP sous contrat avec le ministère chargé de l'agriculture.
Les montants inscrits dans les produits de l'association et au bilan témoignent parfois d'une "gestion en trésorerie" et non d'un rattachement correct des sommes perçues à l'exercice comptable au titre duquel elles sont perçues.
Le fait que l'administration gère cette subvention en année civile, alors que les exercices comptables des associations sont le plus souvent en année scolaire, peut être à l'origine de ces anomalies.
Les services du CNEAP ont donc mis au point un outil simple sous Excel, destiné à faciliter le suivi, par les établissements, des versements de la subvention de fonctionnement, à vérifier la conformité des montants perçus par rapport aux montants dus, et à déterminer automatiquement les montants à inscrire dans les comptes annuels.
La méthode de calcul présentée sur cet outil a été préalablement validée par des experts comptables et commissaires aux comptes exerçant dans des établissements du CNEAP.
La réglementation comptable, dans son principe de la séparation des exercices (régularité, sincérité), oblige les associations à inscrire dans leurs comptes annuels les produits rattachés à l’exercice comptable. De plus, le CNEAP demande que les calculs des montants de subvention de fonctionnement à inscrire dans les comptes annuels de l'association soient réalisés de manière homogène dans tous les établissements.
On trouvera donc ci-joint, d'une part l'outil mentionné ci-dessus (le document Excel contient une feuille "mode d'emploi"), mais aussi un diaporama expliquant son utilisation.
Les services du CNEAP invitent tous les experts comptables et commissaires aux comptes à mettre en pratique, si ce n'est déjà fait, ce mode de calcul dans les établissements où ils interviennent.
Si nécessaire, Ils peuvent contacter au CNEAP Alexis LE ROY, concepteur de cet outil, à l'adresse : alexis.leroy@cneap.fr, qui pourra répondre aux questions quant à son utilisation.
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